Crear un documento o anexo
Cómo registrar un documento nuevo en el sistema y, opcionalmente, agregarle anexos que forman parte del mismo bundle de aprobación.
Crear un documento nuevo
Hacé clic en el botón + Nuevo en la barra superior de la lista de documentos. Se abre el modal con dos pestañas: Documento y Anexo. Por defecto la pestaña activa es Documento.
El documento se crea en estado Borrador con un código asignado automáticamente. Podés adjuntar el archivo en el mismo paso o hacerlo después desde el panel de detalle.
Campos del formulario
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Título | ✅ Sí | Nombre descriptivo del documento. Mínimo 4 caracteres. Debe ser claro y único para facilitar la búsqueda. |
| Clase de documento | ✅ Sí | Tipo regulatorio: SOP, IDT, FORM, POLICY, MANUAL, TEMPLATE. Determina la secuencia de código y el comportamiento del sistema — los IDT tienen Form Builder para protocolos CTR. |
| Área | ✅ Sí | Área organizacional responsable. Determina el prefijo del código (ej: CLD, SPT). Para IDT, FORM, POLICY y MANUAL el área es fija y el campo queda deshabilitado. |
| Tipo de verificación | ✅ Sí | Define cómo el técnico certifica que leyó el documento en el training. Lectura simple: acuse de lectura. Evaluación: quiz de preguntas. Por defecto: Lectura simple. |
| Fecha de vencimiento | No | Fecha en que el documento debe ser revisado. Si se ingresa, el sistema genera alertas antes del vencimiento. Si no, el documento no caduca automáticamente. |
| Vincular a Change Control | No | Si este documento se crea en el contexto de un Change Control, podés vincularlo aquí. Solo aparecen CCs en estado activo. La vinculación queda registrada en el audit trail. |
El código es inmutable. Una vez creado el documento, su código (ej: ION-SOP-CLD-042) no puede modificarse. Verificá la clase y el área antes de confirmar.
Adjuntar el archivo fuente
Después de crear el documento, el modal muestra el panel de subida. Podés arrastrar el archivo o hacer clic para seleccionarlo.
- Formatos aceptados: DOCX y PDF
- Solo en Borrador: el archivo solo se puede adjuntar o reemplazar mientras la versión está en borrador
- No es obligatorio en el momento de la creación — podés hacerlo después desde la pestaña Documento del panel de detalle
Para documentos IDT: si adjuntás el DOCX, el sistema puede parsear automáticamente el schema del formulario. Consultá Form Builder IDT para más detalle.
Cómo se generan los códigos
| Clase | Formato | Ejemplo |
|---|---|---|
| SOP | ION-{ÁREA}-NNN | ION-CLD-042 |
| IDT | ION-IDT-NNN | ION-IDT-007 |
| FORM | ION-FORM-NNN | ION-FORM-015 |
| POLICY / MANUAL | ION-CLD-NNN | ION-CLD-003 |
| Anexo | {código padre}-{índice} | ION-IDT-007-A1 |
La numeración es secuencial por tipo y área, gestionada automáticamente. No es posible elegir el número manualmente.
Crear un anexo
Los anexos son documentos vinculados a un padre que forman un bundle. Para crear uno, abrí el modal + Nuevo y seleccioná la pestaña Anexo.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Documento padre | ✅ Sí | El documento al que pertenece el anexo. Debe estar en Borrador o En revisión. Para agregar anexos a un documento Vigente, primero iniciá una nueva versión. |
| Índice del anexo | ✅ Sí | Formato: A1, A2, A10. Debe ser único para el padre seleccionado. |
| Título | ✅ Sí | Nombre descriptivo del anexo. Mínimo 4 caracteres. |
El bundle: padre + anexos como unidad
El bundle es siempre tratado como una unidad: padre y anexos avanzan y retroceden de estado juntos.
- Un anexo no puede tener sub-anexos — profundidad máxima es 1.
- Los anexos heredan la clase y área del padre automáticamente.
- Cuando el padre se retira, todos sus anexos vigentes se retiran en la misma operación.
- Para agregar anexos a un documento Vigente, primero iniciá una nueva versión desde el padre.
Preguntas frecuentes
Sí. El archivo es opcional al crear. Podés adjuntarlo después desde la pestaña Documento del panel de detalle, mientras la versión esté en Borrador y seas el autor.
Sí, mientras la versión esté en Borrador. Una vez que pasa a En revisión, el tipo de verificación queda fijo para esa versión. En una nueva versión podés cambiarlo.
El código incluye el área y es inmutable. Si el documento aún está en Borrador sin ninguna actividad, lo más simple es eliminarlo (pedíselo al admin) y crearlo de nuevo con el área correcta.
No hay límite en el sistema. En la práctica los bundles suelen tener entre 1 y 6 anexos. Todos participan en el ciclo de aprobación simultáneamente.