Crear un documento o anexo
Cómo registrar un documento nuevo en el sistema y, opcionalmente, agregarle anexos que forman parte del mismo bundle de aprobación.
Crear un documento nuevo
Hacé clic en el botón + Nuevo en la barra superior de la lista de documentos. Se abre el modal con dos pestañas: Documento raíz y 📎 Anexo de documento. Por defecto la pestaña activa es Documento raíz.
El documento se crea en estado Borrador con un código asignado automáticamente. Podés adjuntar el archivo en el mismo paso o hacerlo después desde el panel de detalle.
Carga en serie. El botón + Crear otro crea el documento y deja el modal abierto para cargar el siguiente. También podés confirmar con el atajo Ctrl+Enter.
Campos del formulario
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Título | ✅ Sí | Nombre descriptivo del documento. Para el documento raíz, mínimo 4 caracteres. Debe ser claro y único para facilitar la búsqueda. |
| Clase de documento | ✅ Sí | Tipo regulatorio: SOP, IDT, FORM, POLICY, MANUAL, TEMPLATE. Determina la secuencia de código y el comportamiento del sistema — IDT, FORM y TEMPLATE tienen pestaña Formulario (Form Builder). Los documentos externos (EXTERNAL_DOCUMENT) no se crean acá: se gestionan desde Docs. Externos. |
| Área | ✅ Sí | Área organizacional responsable; determina el prefijo del código. El selector se oculta para IDT, FORM, POLICY y MANUAL, porque el área se asigna automáticamente (IDT y FORM → SPT). |
| Tipo de verificación | ✅ Sí | Define cómo el técnico certifica el entrenamiento en TMS. Tres opciones: Lectura simple (acuse de lectura), Quiz / Evaluación (cuestionario) y OJT — On-the-job training (entrenamiento en el puesto). |
| Fecha de vencimiento | No | Fecha en que el documento debe ser revisado. Si se ingresa, el sistema genera alertas antes del vencimiento. Si no, el documento no caduca automáticamente. |
| Control de cambio originante | Según versión | Para las clases reguladas (SOP, IDT, POLICY, MANUAL, TEMPLATE, FORM). Lista los CCs en estado borrador, en evaluación o aprobados. Es opcional en la v1.0 y obligatorio a partir de la v2.0. La vinculación queda registrada en el audit trail. |
El código es inmutable. Una vez creado el documento, su código (ej: ION-CLD-042) no puede modificarse. Verificá la clase y el área antes de confirmar.
Adjuntar el archivo fuente
Después de crear el documento, el modal muestra el panel de subida. Podés arrastrar el archivo o hacer clic para seleccionarlo.
- Formatos aceptados: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, JPEG y PNG
- Tamaño máximo: 100 MB
- El sistema calcula el hash SHA-256 en tu navegador antes de subir y transfiere el archivo directo al almacenamiento mediante una URL prefirmada
- Solo en Borrador: el archivo solo se puede adjuntar o reemplazar mientras la versión está en borrador
- No es obligatorio en el momento de la creación — podés hacerlo después desde la pestaña Documento del panel de detalle
Para documentos IDT: si adjuntás el DOCX, el sistema puede parsear automáticamente el schema del formulario. Consultá Form Builder IDT para más detalle.
Cómo se generan los códigos
| Clase | Formato | Ejemplo |
|---|---|---|
| SOP | ION-{ÁREA}-NNN | ION-CLD-042 |
| IDT | ION-IDT-NNN | ION-IDT-007 |
| FORM | ION-FORM-NNN | ION-FORM-015 |
| POLICY | ION-PLT-NNN | ION-PLT-003 |
| MANUAL | ION-MNL-NNN | ION-MNL-001 |
| TEMPLATE | ION-{ÁREA}-NNN | ION-CLD-051 |
| EXTERNAL_DOCUMENT | ION-EXT-NNN | ION-EXT-012 (se crea desde Docs. Externos) |
| Anexo | {código padre}-{índice} | ION-IDT-007-A1 |
La numeración es secuencial por tipo y área, gestionada automáticamente. No es posible elegir el número manualmente.
Crear un anexo
Los anexos son documentos vinculados a un padre que forman un bundle. Para crear uno, abrí el modal + Nuevo y seleccioná la pestaña 📎 Anexo de documento.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Documento padre | ✅ Sí | El documento al que pertenece el anexo. Debe estar en Borrador o En revisión. Para agregar anexos a un documento Vigente, primero iniciá una nueva versión. |
| Índice del anexo | ✅ Sí | Formato: A1, A2, A10. Debe ser único para el padre seleccionado. |
| Título | ✅ Sí | Nombre descriptivo del anexo. Alcanza con que no esté vacío (el mínimo de 4 caracteres aplica solo al documento raíz). |
El bundle: padre + anexos como unidad
El bundle es tratado como una unidad: padre y anexos avanzan de estado juntos.
- Un anexo no puede tener sub-anexos — la profundidad máxima es 1.
- Los anexos heredan la clase y área del padre automáticamente.
- Para enviar el bundle a revisión, todos los anexos deben estar en Borrador; para efectivizar, todos deben estar aprobados.
- También podés agregar o quitar anexos después, desde el panel de anexos del documento (con el bundle en Borrador o En revisión).
- Para agregar anexos a un documento Vigente, primero iniciá una nueva versión desde el padre.
Preguntas frecuentes
Sí. El archivo es opcional al crear. Podés adjuntarlo después desde la pestaña Documento del panel de detalle, mientras la versión esté en Borrador.
Para las clases reguladas (SOP, IDT, POLICY, MANUAL, TEMPLATE, FORM) es opcional en la v1.0 y obligatorio a partir de la v2.0. El selector lista los CCs en estado borrador, en evaluación o aprobados.
Sí, mientras la versión esté en Borrador. Además, al iniciar una nueva versión el modal permite elegir de nuevo entre Lectura simple, Quiz / Evaluación y OJT.
El código incluye el área y es inmutable. Si el documento aún está en Borrador sin ninguna actividad, lo más simple es eliminarlo (pedíselo al admin) y crearlo de nuevo con el área correcta. Recordá que para IDT, FORM, POLICY y MANUAL el área se asigna sola y no puede elegirse mal.
No hay límite en el sistema. En la práctica los bundles suelen tener entre 1 y 6 anexos. Todos participan en el ciclo de aprobación simultáneamente.